Los instrumentos pueden depositarse en copia impresa o en formato electrónico. Si se depositan en copia impresa, el original debe transmitirse a la Oficina del Director General.

Si éstos deberán enviarse electrónicamente, las especificaciones normalizadas para el depósito electrónico de instrumentos de ratificación, aceptación, aprobación, adhesión o retirada son las siguientes:

• Una copia auténtica certificada del instrumento que deberá ser acompañada de una declaración de certificación indicando expresamente que la copia electrónica presentada es una copia auténtica y completa del instrumento original.
• La imagen electrónica de la copia auténtica certificada del instrumento deberá ser de buena calidad, legible en su totalidad, limpia y nítida, con definiciones claras de los caracteres. Deberá guardarse en formato PDF o TIFF, con una resolución de imagen de 300 ppp, a color o en blanco y negro.
• Entre los medios preferidos para los envíos electrónicos pueden utilizarse las unidades flash USB, los discos CD/DVD o los archivos adjuntos de correo electrónico. En caso de envío por correo electrónico, el tamaño total del mensaje electrónico no deberá superar los 10 MB.
• Todas las comunicaciones por correo electrónico deberán remitirse a [email protected] desde una dirección de correo electrónico oficial autorizada (es decir, direcciones de correo electrónico de una Representación Permanente o de un Ministerio).

Toda la correspondencia procedente del Depositario, incluidas las cartas que confirmen la aceptación, se enviará exclusivamente por correo electrónico, salvo que se reciba una solicitud específica de correspondencia impresa.